Trong bất cứ hoạt động nào khi diễn ra đều gặp phải những vấn đề đột xuất không mong muốn, nhất là những sự kiện mang tính chất trực tiếp. Vì thế ngay từ khi lập kế hoạch, bạn cần dự trù và tính toán trước những rủi ro có thể xảy ra trong bất cứ khâu tổ chức nào, nhằm hạn chế sự tác động và giải quyết kịp thời để không ảnh hưởng đến sự kiện.
Đổi sang 1 địa điểm tổ chức khác
Tình trạng này cũng rất hay thường gặp khi tổ chức sự kiện. Khi di dời khẩn cấp như vậy sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề phát sinh như ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị thiết kế, đội ngũ nhân sự và trang thiết bị. Tùy theo địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có các cách triển khai thực hiện khác nhau nhưng một khi thay đổi quá gấp sẽ khiến kế hoạch của tất cả các khâu không thể thực hiện đúng tiến độ. Nếu bạn không giải quyết kịp thời sẽ gây lãng phí ngân sách và ảnh hưởng to lớn đến sự kiện của bạn.
Vì thế, trước khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần khảo sát thật kỹ địa điểm và những yếu tố ảnh hưởng đến nơi này. Bạn luôn phải chốt và đưa ra quyết định cụ thể cho khách hàng về địa điểm tổ chức. Nếu họ vẫn không đồng ý thì hãy thuyết phục và giúp họ tin tưởng nhiều hơn về sự lựa chọn mà bạn đưa ra. Đồng thời hãy thật sáng suốt trong việc điều phối nhân sự, thiết bị để triển khai đúng như kế hoạch ban đầu.
Thay đổi thời gian
Ngoài địa điểm thì thời gian cũng là một yếu tố quan trọng tác động đến thành công của việc tổ chức sự kiện. Nếu thời gian thay đổi trước ngày diễn ra sự kiện thì bạn vẫn có thể tìm ra phương án ứng biến kịp thời bằng cách huy động các nguồn lực ráo riết thực hiện. Tuy nhiên khi khách hàng có nguyện vọng thay đổi lịch trình diễn ra sớm hơn và rất gấp thì bạn đang lâm vào tình huống khó khăn đấy. Thời gian thay đổi sẽ kéo theo rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành khẩn trương hơn, ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
Chẳng hạn như thời gian bạn book địa điểm tổ chức chỉ gói gọn trong vòng 2 – 3 tiếng, nay lại phải thay đổi thời gian đột xuất thì rất khó để nơi tổ chức sự kiện có thể đáp ứng. Ngoài ra về lâu dài còn gây ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn trên thị trường. Để tránh tình trạng này, bạn cần khéo léo chỉ ra cho khách hàng những bất lợi mà họ có thể gặp khi thay đổi thời gian tổ chức sự kiện để họ có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề đang gặp phải.
Chậm trễ trong giao hàng và thanh toán
Một vấn đề khá nhạy cảm với các sự kiện đó là việc trễ deadline trong qua trình cung ứng trang thiết bị vật tư và thanh toán của khách hàng. Đây cũng là vấn đề thường xuyên xảy ra ở những sự kiện cần đến nhiều đối tác khác nhau. Chính vì không thể tập trung vào một nguồn cung ứng cố định nên rất dễ xảy ra việc giao hàng chậm trễ khiến quá trình thi công lắp đặt bị đình trệ. Ngoài ra việc khách hàng thanh toán không đúng thời hạn cũng là tình trạng mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Lúc này bạn sẽ cần lời khuyên và sự can thiệp của các cấp lãnh đạo cao hơn mình để họ trao đổi và giải quyết vấn đề này với khách hàng. Kết hợp cùng bộ phận kế toán để cho ra bảng chi phí cụ thể và rõ ràng nhất nhằm thuyết phục được khách hàng nhanh hơn.
Trên đây là những sự cố rất dễ xảy ra trong một sự kiện, ít nhiều sẽ tạo ra áp lực và làm bạn mất bình tĩnh. Tùy vào từng trường hợp, bạn phải xử lý thật khéo léo và thông minh nhất, giữ cho tinh thần thật ổn định và đưa ra các phương án giải quyết tối ưu, không ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện diễn ra thành công.