Dịp cuối năm là giai đoạn các doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên để tổng kết tiến trình hoạt động của công ty trong thời gian vừa qua, đồng thời cũng là dịp để ban lãnh đạo bày tỏ sự quan tâm đến đời sống nhân viên, thể hiện sự trân trọng và công nhận những cố gắng của họ trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, tiệc tất niên còn đánh dấu cột mốc quan trọng đối với doanh nghiệp. Với những ý nghĩa đó, tiệc tất niên cần được đầu tư bài bản để mang lại sự thành công mỹ mãn. Cùng Đất Việt Event tham khảo kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên công ty từ A – Z nhé.
1. Xác định mục đích tổ chức tiệc tất niên
Đầu tiên, hãy xác định thông điệp mà bạn cần nhấn mạnh trong buổi tiệc tất niên là gì? Buổi tất niên tôn vinh tập thể và cá nhân đạt thành tích tốt? Buổi tiệc tất niên công ty sẽ là thời điểm ban giám đốc đưa ra định hướng phát triển trong năm mới? Buổi tất niên kết hợp kỷ niệm thành lập công ty? Hay đơn thuần là 1 buổi tiệc thân mật để các thành viên trong công ty giao lưu với nhau, xóa bỏ khoảng cách và tăng thêm tình đoàn kết?
Tùy theo thông điệp và mục đích cần truyền tải, bạn sẽ chọn được địa điểm và concept phù hợp. Điều này là 1 trong nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của tiệc tất niên công ty.
2. Lên danh sách khách mời tham dự chương trình
Số lượng khách mời và tính chất khách mời đóng vai trò quan trọng đến việc chọn chủ đề tiệc và địa điểm tiệc cho các giai đoạn sau, vì thế việc lên danh sách khách mời sớm sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty cũng như dự trù được kinh phí và các hạng mục liên quan khác.
Bạn cần xác định rõ thành phần khách mời, số lượng khách mời: Gồm bao nhiêu nhân viên công ty, bao nhiêu đối tác, bao nhiêu khách hàng thân thiết, bao nhiêu khách VIP, có khách nào cần hỗ trợ vấn đề lưu trú di chuyển không, ai sẽ là người phụ trách liên hệ khách mời…
3. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Từ mục đích tổ chức tất niên và số lượng khách mời đã tính ở trên, bạn cần tìm địa điểm và chọn thời gian tổ chức phù hợp. Hãy có 2 -3 phương án dự phòng để dự trù trường hợp địa điểm bạn muốn chọn đã kín lịch vào thời gian tổ chức tất niên của bạn.
Địa điểm thông thường được chọn để tổ chức tiệc tất niên là trung tâm hội nghị, nhà hàng; Nếu bạn muốn phá cách cho một buổi tiệc ấn tượng hơn nữa thì có thể tổ chức tiệc sân vườn, tiệc hồ bơi/bãi biển…
Lưu ý chung khi chọn địa điểm tổ chức là phải đủ không gian cho khách mời và phù hợp với mục đích sự kiện, nếu không gian quá lớn sẽ làm chương trình bị loãng, quá chật sẽ khiến những người tham dự cảm thấy bí bách khó chịu.
Để tiết kiệm thời gian và chi phí, bạn có thể liên hệ với các đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên công ty từ A – Z để được tư vấn địa điểm phù hợp.
4. Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên
Đây cũng là việc làm hao tâm tổn sức nhiều nhất cho ban tổ chức vì để tổ chức tiệc tất niên công ty thành công mỹ mãn và ấn tượng thì concept tiệc tất niên chính là yếu tố quan trọng nhất.
Có rất nhiều chủ đề cho bạn lựa chọn như tất niên phong cách truyền thống, tất niên phong cách hiện đại, phong cách vinh danh hay tất niên theo trend… Thay vì tổ chức theo format tẻ nhạt thông thường là lãnh đạo phát biểu – báo cáo – khen thưởng –dùng tiệc, bạn có thể thêm thắt các điểm khác biệt đan xen trong chương trình để tạo điểm nổi bật và đem lại dấu ấn đặc sắc riêng.
5. Xây dựng kịch bản chương trình tiệc tất niên
Tùy vào yêu cầu của đơn vị tổ chức cũng như tùy mỗi concept tất niên sẽ có kịch bản chi tiết khác nhau, trong đó có các hạng mục chính mà sự kiện tất niên nào cũng có:
• Đón khách mời và sắp xếp chỗ ngồi ổn định vị trí
• Tiết mục văn nghệ mở đầu chương trình.
• MC khai mạc chương trình, giới thiệu công ty, đại biểu, khách mời.
• Trình chiếu các video tổng hợp quá trình mà công ty đã làm được trong một năm qua.
• Lễ tôn vinh những thành viên có thành tích xuất sắc
• Dùng tiệc tất niên kết hợp chương trình văn nghệ
• Kết thúc chương trình
6. Lên ngân sách chương trình
Kiểm soát ngân sách ban đầu, lên chi phí chi tiết cho từng hạng mục và nên có chi phí dự phòng cho các khoản phát sinh là điều cần thiết để không bị thâm hụt ngân sách khi tổ chức tiệc tất niên.
Thay vì ôm hết các khâu tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn một đơn vị tổ chức tiệc tất niên công ty từ A – Z để giao khoán chương trình với mức ngân sách hợp lý, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tính toán từ việc chọn địa điểm, lên concept ý tưởng, kịch bản chi tiết… trong phạm vi ngân sách mà bạn có. Như vậy bạn sẽ không còn lo lắng bị hụt ngân sách nữa và mọi việc cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều đúng không nào!
ĐẤT VIỆT EVENT CHUYÊN TỔ CHỨC YEAR END PARTY TRỌN GÓI TỪ A – Z
Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện Year End Party uy tín được phục vụ nhiều đối tác lớn trong nhiều năm qua bởi các điểm mạnh khá nổi bật: ý tưởng kịch bản đa dạng; Nhân sự chuyên nghiệp; Chi phí phù hợp và tiết kiệm nhất.
Mọi chi tiết về tổ chức sự kiện Year End Party trọn gói quý khách vui lòng liên hệ Đất Việt Event để được tư vấn!
Công ty Cổ phần ĐT – TM – DV Du lịch Đất Việt
Địa chỉ: 198 Phan Văn Trị, P.10, Q. Gò Vấp, Tp. HCM
ĐT: (028) 73 081 888 Tổng đài miễn phí: 1800 6700
Hotline: 0933 455 133 hoặc 0906 202 788
Email: duytri@datviettour.com.vn